Specifikation över behandling av personuppgifter

Version: 2018:1Senast ändrad: 2022-02-24

1.Kontaktuppgifter

Vitec Samfundssystem AB
Org.nr. 556672-5056

Företrädare och dataskyddsombud:
Andreas Friberg
andreas.friberg@vitecsoftware.com

2.Instruktioner

2.1Ändamålen med behandlingen

• Fullgöra sina skyldigheter enligt Avtalet, Allmänna bestämmelser Molntjänster och Särskilda bestämmelser vid behandling av personuppgifter i samband med Molntjänster.
• Fullgöra Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning som är tillämpliga för Personuppgiftsbiträdet i dennes egenskap av personuppgiftsbiträde vid Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter enligt Avtalet, Allmänna bestämmelser Molntjänster och detta Biträdesavtal.

2.2Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av och vilka personuppgifter som ska behandlas varierar beroende på vilka funktioner som används av den Personuppgiftsansvarige och vilka uppgifter som den Personuppgiftsansvarige väljer att lämna.

Funktion	Kategori av uppgifter	Personuppgifter
Beställning / användning av Abbum	Kontaktuppgifter	Förnamn Efternamn E-post Telefon
	Företagsuppgifter	Företagsnamn / Förskolans namn Adress Postnummer Ort E-post Hemsida Öppettider
Anmälan till utbildning	Företagsuppgifter	Företagsnamn Adress Postnummer Ort E-post för fakturering
	Kontaktuppgifter	Förnamn Efternamn E-post Specialkost
	Kursuppgifter	Kursnamn Datum Plats
Kontakt via e-post	Kontaktuppgifter	Förnamn Efternamn Telefonnummer
	Företagsuppgifter	Kundnummer Företagsnamn E-post
	Ärendeuppgifter	Meddelande i löptext (Innehåller de personuppgifter avsändaren valt att skriva)
Kontakt via telefon	Kontaktuppgifter	Förnamn Efternamn Telefonnummer
	Företagsuppgifter	Kundnummer Företagsnamn E-post
	Ärendeuppgifter	Samtalet i en ljudfil (Innehåller de personuppgifter som nämns under samtalet)
Personal	Kontaktuppgifter	Förnamn Efternamn Telefonnummer
	Inloggningsuppgifter	E-post Lösenord
Barn	Kontaktuppgifter	Förnamn Efternamn Bild
	Särskilda uppgifter	Avdelning Allergi / specialkost Får visas på bild Relation till vårdnadshavare
Vårdnadshavare	Kontaktuppgifter	Förnamn Efternamn Telefonnummer
	Inloggningsuppgifter	E-post Lösenord
	Särskilda uppgifter	Datum då kontot skapades Datum för senaste inloggning Relation till barn
	Alternativ kontakt	Namn Telefonnummer
Blogg / aktuellt	Inlägg	Brödtext (Fritext som kan innehålla personuppgifter) Bifogade filer (Filerna kan innehålla personuppgifter) Bild
Dokumentation	Inlägg	Kategori Barnets namn Bilder / filmer Dokumentationstext Pedagogisk notering Koppling till tema Verksamhetsmål enl. läroplan
	Kommentarer	Vårdnadshavares namn Personals namn Kommentar
Närvaro	Schema	Barnets namn Starttid Sluttid Ledighet
	Närvaro	Barnets namn Aktuell närvarostatus Ledighet Sjukfrånvaro Kommentar / notering Namn på person som hämtar
Meddelanden	Mottagare	Vårdnadshavares namn Personals namn Barns namn
	Meddelande	Meddelandetext (Fritext som kan innehålla personuppgifter) Bifogade filer (Filerna kan innehålla personuppgifter)
Köhantering	Barnet	Förnamn Efternamn Födelsedatum Adress Postnr Ort
	Vårdnadshavare	Förnamn Efternamn E-mail Mobil Adress Postnr Ort
	Anmälan	Datum och tid Önskat startdatum Annan förskola Namn på antaget syskon Meddelande Tildelad plats Startdatum

2.3Kategorier av registrerade

• Den Personuppgiftsansvariges anställda, barn och vårdnadshavare samt andra kategorier av registrerade vars personuppgifter som den Personuppgiftsansvarige beslutar.
• Personuppgiftsbiträdet kommer att behandla personuppgifter om minderåriga.

2.4Behandlingsaktiviteter

• Organisering, strukturering, lagring och insamling av personuppgifterna i form av filimport.
• Överföring av personuppgifterna för att fullgöra Personuppgiftsbiträdets skyldigheter i enlighet med punkt 3.6 i Särskilda bestämmelser vid behandling av personuppgifter i samband med Molntjänster.
• Bearbetning eller ändring, kopiering, justering eller sammanförande och radering av personuppgifterna för att på begäran av den Personuppgiftsansvarige fullgöra Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt punkt 3.1.3 i Särskilda bestämmelser vid behandling av personuppgifter i samband med Molntjänster.

2.5Plats för behandlingen

Sverige

3.Säkerhetsåtgärder

Personuppgifterna lagras i två geografiskt separata datahallar inom Sverige med full redundans i alla led. All trafik till och från systemen sker över krypterade förbindelser med högsta nivån av säkerhetscertifikat.
Säkerhetstester sker kontinuerligt och automatiskt för att kontrollera efterlevnaden av säkerheten. Personuppgiftsbiträdet har implementerat tillräckliga processer och rutiner för behandlingen av personuppgifter. Fullständig information angående implementerade organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder finns tillgängliga på https://abbum.se/om/integritet-och-sakerhet/

4.På förhand godkända underbiträden

Leverantören har rätt att använda följande underbiträden för att behandla personuppgifter inom ramen för Biträdesavtalet:

Namn	Plats för behandlingen (land)	Funktion
Vitec IT AB	Sverige	Driftleverantör för systemet